公文会说话

◎蔡良军

虽然我早已离开了综合部综合文秘的岗位，但在综合部的两年时间让我对文字工作以及文字工作以外的工作有了更深的感触。公文一直在实话实说，个人的逻辑思维能力、管理能力和写作水平，还有公司的整体形象和综合素质均可以在公文中露出端倪，看看公文就知晓一二。如今忆起，感慨万千。

一

初到综合部，发现公文质量确实需要着力紧拧发条，我立即采取三种方式，想把全市的公文质量提上来，把全员的写作水平提上来：

一是在行为上定规矩——制订公文管理实施细则。根据国家最新的公文版式要求及相关写作要求制订了《公文管理实施细则》，进一步改进文风，对公文格式、行文规则、审批流程、办文时限严格要求，并要做到“三严”，即：工作严肃、要求严格、态度严谨。使员工起草公文有据可依，有效地从源头上把控了公文写作质量，还可以搬掉文山。

二是在写法上授技巧——送课到基层。为规范各公文起草人的“创意”，严格按照语言简洁、语句通顺的写作要求，采取巡回培训形式，分别对全体员工进行公文写作培训，重点就常见的通报、报告、请示、会议纪要等文种的写法和公文的正确排版进行了面授。课堂上与大家互动交流，释疑解惑，使员工深受启发。确实有很多员工当面表示公文培训是在以前不曾“吃到过”的精神大餐。

三是在过程中严管理——严格把关，建立台账，定期通报。对流程走错的公文，一律退回重新启动；对写法有疑惑的公文，打电话询问起草人；对写法不正确的公文，一对一地说明如何修改；对无法修改的公文，退回起草人，并写明退稿理由，努力把员工公文写作惯性思维带入了新的轨道。当时制订的制度处罚条款是史上最严的，但我从来未使用过一次，而且通报也顾及到当事人的面子，均是针对问题，不涉及到部门和员工姓名，并评选“好文”，对于质量不高的公文不参与评比，“好文”名额宁缺勿滥。

此外，我把自己的奋斗目标定位为全面提高全市的公文质量，并逐步实施，同时在县市设立了发文把关，改变了县市分公司公文管理无主的现状。然后，把公司所有公文的红头进行了修改，使文件版本更美观。全市公文写作质量向好发展，只需继续坚持，公文质量登上顶峰的时刻指日可待。

然而，我的理想还沉浸在美丽的宏图中，就被一纸调令覆盖了。我的目标从来没有与任何人沟通过，还未破土，还未见到阳光，就被抛弃，现在已是锈迹斑斑，逐步走向腐烂。

二

一个业务部门在印发制度时，被我多次退稿。文件的核心内容就在附件中，按理我只看文件的正文即可，不需要关注到附件上。但制度内容是文件的附件，责任心驱使我浏览一下制度。结果看到该部门是按照上级单位的制度照搬，单位名称还未改过来，一些单位名称不符合公司的实际情况，即县市分公司没有人力资源部，也没有财务部的叫法，制度中出现了这些名称。我当即指出文件的逻辑关系过不去，然后退稿。起草人修改后再发过来，我看到多处逻辑关系有误，当事人只修改一处，然后再退稿让他修改。

为了这个逻辑关系理顺，我把这个公文退了5次。当事人打我电话，埋怨我不该插手他部门的业务工作。后来，部门领导也打来电话问及此事。

我立即晓之以理，自己实际上就是你部门的产品质量检验员，原则上我不管业务方面的内容，但逻辑关系是无处不在的，这个制度就是逻辑关系出了问题，我把关的目的是不让产品出去后引起不良的反映。当然，员工笑话的不是我，而是公文起草部门，我是在为你部门负责。我们做任何工作把逻辑关系搞通了，工作就正常了，否则就会酿成笑柄。

我接着说，公文是公司在实施领导、履行职能、开展生产经营管理工作中所形成的具有法定效力的规范体式的文书。公文中涉及到工作管理，措词用句，公文质量不但可以说明一个人的写作水平，还可以看出一个人的管理能力和为人处世的态度，甚至看出一个单位的整体素质，也直接影响单位内外部形象。就是说，从公文中可以全面反映一个人的基本功力，我这个业务上的门外汉都看得出来，业内人士更看得出来，如果对这个很明显的硬伤视若无睹，下级单位会把这个错误作为范本，我们的管理起来就是自找麻烦。然后，我分别指出制度中存在的问题，最后部门领导满意地挂了电话。

三

上级公司专业部门起草的文件写法不正确，措词不准确，口语化严重，不简洁明了。公文排版不规范，流程走法不正确，这些上行的错误导致及时下效。在我退稿时，一些专业部门拿着他们对口专业部门的公文称：这是上级公司的模板。实际上，每个专业部门都有权威的项目，公文是综合部的权威项目，所以要以综合部的写法为准。营销方案是以市场口的为准，这就是市场口的权威项目。我挑战了上级机关部门的权威后，就摊上事了，而且摊上了大事，得罪了上级机关部门的后果很严重，后来在党群工作部组织的满意度测评中，我的公文管理工作得分很低，名列最后。事后，我发现自己用药太猛了，导致结果过了头，才觉得自己不是一个良医，把头医好了，脚上的病却犯了。

当时的公文工作情况是排在全省前列，因为其他地市公司的公文我均见到过，均不严谨。我当即与上级公司综合部公文管理人员联系，他为我叫屈，安慰道，公文排名以综合部为准，其他部门的说三道四不予理睬。

在日常工作中，经常与其他行业或政府部门打交道，也看到他们行文的态度很随便，在遣词用句上非常口语化，而且罗嗦重复，这让我对他们的形象大打了折扣。

四

同事们的文字功底参差不齐，工作主管们写出来的公文就是百花齐放，在OA系统中争艳夺目。有拖泥带水的、有云山雾罩的、有婆婆妈妈的、有逻辑关系紊乱的、有措词不当的、有用字不准的、有漏洞百出的，等等现象发生。

我常与他们沟通，告诉他们写公文要惜字如金，不需要的字一个都不要多，措词要严谨，不需要修饰语句。写通知等不能像写小说一样，小说讲究细节描写，公文只需简洁。写通报时不能像写散文一样，散文中有感而发的文字太多，而通报只能就事说事，不需要掺加自己的评论，加入了评论就形成了自己的观点，这个观点带了个人感情在内很容易伤人，从而引起被通报单位的不良反感。俗话说：“口说无凭，立字为据。”这公文就成了别人“怀恨在心”的根源，也是“秋后算账”的依据。

我还说，每个文种都有不同的写法，通报有通报的写法、请示有请示的写法、通知有通知的写法、报告有报告的写法，就像小汽车走高速公路、火车走铁路、轮船走水里一样，都有固定的格式。公文按格式照葫芦画瓢往里面填充内容即可，并非难活。

我继续说，公文格式排版要符合要求，公文排版就像人穿衣服一样，也需要讲究美观，都有标准的套路。如果公文排版很随意性，就像一个穿戴很邋遢的人面世一样，损坏了第一形象，破坏了第一印象。

有些同事对我的苦口婆心不屑一顾，接电话不耐烦，请到办公室不来，对我的公文把关工作不理解、不配合，反而埋怨我多管闲事起来。我与当事人部门领导沟通，讲明了公文的重要性，请求部门领导一起抓公文质量。此举更引起了当事人的痛恨。

我心甘情愿地帮他们提高写作能力，义无反顾地帮他们把好质量关，他们没有对我说声感谢，反而招来不满。我很无语，只感叹他们的悟性何时不放假呢。面对同一个问题屡教屡犯的情况下，我也愤怒了，很吝啬地送出一个字——蠢。

五

在公文把关时，要求公文起草人多次修改，没有得到他们的理解，引起了他们的反感，以为我是在为难他们。好心的同事在旁提醒我，不要较真、不要认真，得过且过。在自己能力范围内发现了问题放手不管，“宝宝”做不到。虽然我的能力不高，领导也经常指出我的文字处理不完美的地方，但我完全能领悟，不懂就问，虚心接受，认真修改。实际上，为工作得罪人是问心无愧，只有为私事与人有矛盾那才是非常羞愧的。在工作中意见不同，只是针对工作而言，我们下次见面还是同事，还要打招呼，因为下次的工作会需要我们相互协作。而私事中的个人交情是有限的，私人之间的交情仿佛是一次性用品，而且是易碎易燃易爆易耗品，用一次就少一次，也会一性就用完了。两人之间闹出矛盾后，下次再见面就可能是仇人，两人的私事再不会出现交集点，交情就像一张整洁的白纸被揉搓成了废纸，即使今后的时间会淡化之间的裂痕，但白纸上被揉的折皱永远无法抹平。

人不能只懂业务或只懂干事，需要给管理留有一席之地，特别是自我管理。不懂得管理的人，就不能很好地把握事情的发展方向，埋头苦干后，发现方向错了，这就大错特错。善于管理的人，可以从方法中找捷径，用四两拨千斤的道理，从而可以保证工作的正确性和连续性。

2016/12/26